CasaManager im Praxistest: Funktionen, Preise und Einordnung

> Transparenzhinweis: CasaManager ist ein hauseigenes Produkt von hausverwaltungssoftware-test.de.

Hausverwaltungen stehen unter Druck. Eigentümer erwarten schnelle Kommunikation, Mieter wollen digitale Self-Service-Angebote und der Gesetzgeber verschärft die Anforderungen an Dokumentation und Transparenz. Gleichzeitig fehlt es an Fachkräften. Wer heute noch mit Excel-Tabellen, Papierakten und endlosen E-Mail-Ketten arbeitet, verliert den Anschluss.

Wir haben uns CasaManager angeschaut – eine cloudbasierte Hausverwaltungssoftware mit integriertem CasaPortal. Im Beitrag ordnen wir Stärken, Grenzen und Einsatzbereiche anhand typischer Verwaltungsprozesse ein.

Das Problem: Hausverwaltung ist zu kompliziert geworden

Eine durchschnittliche Hausverwaltung jongliert täglich mit Dutzenden Aufgaben: Nebenkostenabrechnungen erstellen, Rechnungen verbuchen, Eigentümerversammlungen vorbereiten, Schadensmeldungen bearbeiten, Verträge überwachen – und das alles bei steigenden Anforderungen an Datenschutz und Transparenz.

Viele Verwaltungen arbeiten dabei mit Software, die in den 2000er-Jahren entwickelt wurde. Lokale Installationen, umständliche Bedienung, keine Schnittstellen. Oder schlimmer: verschiedene Tools für verschiedene Aufgaben, die nicht miteinander kommunizieren.

Das Ergebnis: Sachbearbeiter verbringen mehr Zeit mit Verwaltung als mit Verwaltungsarbeit.

CasaManager: Alles aus einer Hand

CasaManager verfolgt einen anderen Ansatz: Eine cloudbasierte Plattform, die alle Bereiche der Immobilienverwaltung abdeckt – von der Buchhaltung über die Kommunikation bis zur KI-gestützten Rechnungsverarbeitung.

Transparente Preise ohne Überraschungen

Was uns sofort auffällt: Das Preismodell ist erfrischend einfach. Ab 49 EUR pro Monat für bis zu 100 Einheiten sind alle Funktionen enthalten – keine Zusatzkosten pro Nutzer, kein Modulzwang, keine versteckten Gebühren. Für größere Verwaltungen gibt es gestaffelte Pauschalen bis 229 EUR (bis 600 Einheiten), darüber hinaus 0,35 EUR pro Einheit. Das macht die Kosten planbar.

Vollständige Buchhaltung mit DATEV-Export

Die integrierte Buchhaltung deckt alles ab, was eine Hausverwaltung braucht: SEPA-Lastschrift und Überweisungen, Online-Banking, Mahnwesen und DATEV-Export. Optional lässt sich über finAPI eine automatisierte Bankanbindung hinzubuchen. Nebenkostenabrechnungen, Wirtschaftspläne und Hausgeldabrechnungen werden direkt in der Software erstellt.

CasaPortal: Das kostenlose Eigentümer- und Mieterportal

Das eigentliche Highlight ist das CasaPortal – ein Self-Service-Portal für Mieter und Eigentümer, das kostenlos in CasaManager integriert ist. Kein Aufpreis, keine zusätzliche Software.

Ticketsystem statt E-Mail-Chaos

Mieter melden Schäden, stellen Fragen oder reichen Anträge über das Portal ein – als strukturierte Tickets. Jedes Ticket hat einen Status, eine Priorität und eine Zuordnung. Schluss mit E-Mails, die in überfüllten Postfächern untergehen.

Schwarzes Brett für digitale Mitteilungen

Über das digitale Schwarze Brett informiert die Hausverwaltung alle Bewohner – ob Treppenhausreinigung, Wartungstermine oder wichtige Änderungen. Mieter und Eigentümer sehen die Mitteilungen direkt im Portal, ohne dass einzelne E-Mails verschickt werden müssen.

Dokumentenzugriff rund um die Uhr

Nebenkostenabrechnungen, Protokolle, Hausordnungen – alle relevanten Dokumente stehen den Nutzern im Portal zur Verfügung. Das reduziert Rückfragen erheblich und schafft Transparenz.

WEG-Verwaltung: Von der Versammlung bis zum Umlaufbeschluss

Für WEG-Verwalter bietet CasaManager einen besonders durchdachten Funktionsbereich.

Eigentümerversammlungen komplett digital

Die Software unterstützt ordentliche und außerordentliche Versammlungen sowie Umlaufbeschlüsse – eine Funktion, die viele Eigentümer sich wünschen, aber bei anderen Anbietern oft fehlt. Von der Einladung über die Tagesordnung bis zur Beschlusssammlung wird alles in einem System verwaltet.

Remote-Abstimmung über CasaPortal

Eigentümer, die nicht persönlich erscheinen können, nehmen über CasaPortal remote an der Versammlung teil und stimmen digital ab. Das erhöht die Teilnahmebereitschaft deutlich – besonders bei überregionalen Eigentümergemeinschaften.

KI-gestützte TOP-Anträge

Ein besonders cleveres Feature: Eigentümer können TOP-Anträge direkt im CasaPortal einreichen. Eine KI prüft dabei automatisch, ob alle nötigen Informationen enthalten sind und der Antrag valide formuliert ist. Unvollständige oder unklar formulierte Anträge werden gar nicht erst eingereicht – das entlastet die Hausverwaltung erheblich, weil aufwändiges Nachfragen entfällt.

KI als echter Produktivitätshebel

CasaManager setzt KI dort ein, wo sie echten Mehrwert schafft – nicht als Marketing-Buzzword, sondern als konkretes Werkzeug.

Casa AI: Der persönliche Assistent

Der integrierte KI-Chatbot Casa AI steht direkt in der Software bereit. Er beantwortet Fragen zur Bedienung, hilft bei der Navigation und unterstützt bei alltäglichen Verwaltungsaufgaben. Das beschleunigt die Einarbeitung und reduziert den Supportbedarf.

KI-Rechnungsverarbeitung

Die automatische Rechnungsverarbeitung ist für uns eines der stärksten Features: Rechnungen als PDF oder Bild hochladen – die KI erkennt per OCR den Inhalt, ordnet automatisch Kreditoren und SKR03-Konten zu und bereitet die Buchung vor. In fünf Schritten von der hochgeladenen Rechnung zur fertigen Buchung. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler bei der manuellen Dateneingabe.

Organisation: Verträge und Wartung im Griff

Vertragsmanagement

Alle Verträge – von Wartungsverträgen über Versicherungen bis hin zu Dienstleistervereinbarungen – werden zentral verwaltet. Laufzeiten und Kündigungsfristen hat die Verwaltung immer im Blick.

Wartungskalender

Der integrierte Wartungskalender erinnert automatisch an fällige Wartungen: Aufzugsprüfung, Feuerlöscherwartung, Dachinspektion. So werden keine Fristen verpasst und die Instandhaltung bleibt planbar.

Für wen eignet sich CasaManager?

CasaManager richtet sich an kleine bis große Hausverwaltungen, die Miet- und WEG-Verwaltung professionell abbilden wollen. Besonders interessant ist die Software für Verwaltungen, die:

• Von lokaler Software in die Cloud wechseln möchten
• Ein digitales Eigentümer- und Mieterportal brauchen, ohne dafür extra zu zahlen
• WEG-Verwaltung mit Umlaufbeschluss und Remote-Abstimmung benötigen
• KI-Funktionen produktiv einsetzen wollen, statt darauf zu warten
• Transparente, planbare Kosten schätzen

Unser Fazit

CasaManager mit CasaPortal zeigt, wie moderne Immobilienverwaltung funktionieren sollte: Eine Plattform für alles, mit durchdachter KI-Integration, einem kostenlosen Eigentümerportal und transparenten Preisen. Die Kombination aus klassischer Verwaltungssoftware und dem interaktiven CasaPortal hebt sich deutlich vom Wettbewerb ab.

Besonders überzeugt hat uns die KI-Rechnungsverarbeitung, die Remote-Abstimmung bei Eigentümerversammlungen und die KI-gestützten TOP-Anträge – Features, die echte Probleme lösen und den Arbeitsalltag spürbar erleichtern.

Wer eine zukunftssichere Lösung für die Hausverwaltung sucht, sollte CasaManager in einer eigenen Testphase gegen 1 bis 2 Alternativen vergleichen.

Direkt starten:

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• Mehr Informationen auf casamanager.de

Alternativen und Einordnung

Für eine fundierte Entscheidung sollten Sie CasaManager immer mit mindestens zwei Alternativen vergleichen, zum Beispiel mit Immoware24 und Haufe PowerHaus. Je nach Bestandsgroesse, Prozessreife und Schwerpunkt (Miet- oder WEG-Verwaltung) kann ein anderer Anbieter besser passen.

Wenn Ihr Fokus stark auf WEG-Prozessen liegt, hilft auch der Blick in unsere Kategorie WEG-Verwaltung. Fuer mittlere Teams mit 100 bis 500 Einheiten ist zusaetzlich unsere Zielgruppen-Seite Mittlere Hausverwaltung sinnvoll.

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